Bagaimana Mengurangkan Saiz Fail Excel?
Berikut adalah 4 kaedah untuk mengurangkan saiz fail buku kerja excel.
- Simpan Fail dalam Format Binari
- Tukar Rumus Tidak Perlu kepada Nilai
- Memampatkan Imej
- Memadamkan Pivot Cache
Mari kita bincangkan setiap kaedah secara terperinci -
# 1 - Simpan Fail dalam Format Binari
Saiz fail excel dapat dikurangkan dengan menukar format .xlsx biasa menjadi .xlsb yang merupakan format binari. Dengan itu mengurangkan ukuran fail ke ukuran yang paling mungkin.
- Langkah 1 - Buka format excel .xlsx.
- Langkah 2 - Kemudian klik pada tab Fail. Dalam senarai drop-down File File di excel pilih Save As in excel.
- Langkah 3 - Sekarang pilih Browse Option , maka kotak dialog akan muncul.
- Langkah 4 - Kemudian masukkan nama file dalam "Nama Fail", sekarang dalam drop-down "Simpan sebagai jenis" pilih format .xlsb dan klik "Simpan".
Pendekatan ini akan membolehkan mereka unggul fail untuk mengurangkan ukuran spreadsheet.
# 2 - Tukar Rumus Tidak Perlu ke Nilai
Pendekatan seterusnya yang dapat digunakan untuk mengurangi ukuran file excel adalah dengan mengubah formula yang tidak perlu menjadi nilai. Berikut adalah senarai langkah yang boleh digunakan seseorang untuk memahami metodologi.
- Langkah 1 - Buka fail excel, dan pilih keseluruhan lembaran kerja atau jumlah lajur yang akan ditukar dari formula menjadi nilai.
- Langkah 2 - Sekarang tekan kekunci "F5", kotak dialog timbul akan muncul. Kemudian klik "Khas".
- Langkah 3 - Ini akan membuka kotak dialog lain seperti yang ditunjukkan di bawah, kemudian klik pada butang radio untuk "Formula" dan klik Ok.
- Langkah 4 - Sekarang semua sel yang mengandungi formula telah dipilih. Pergi ke tab Laman Utama dan klik "Tampal".
- Langkah 5 - Sekarang pilih Nilai, setelah dropdown muncul ketika mengklik "Tampal". Kemudian klik pada "Nilai Tampal".
- Langkah 6 - Atau, gunakan kekunci pintasan CTRL + ALT + V , maka kotak dialog akan muncul seperti di bawah. Pilih butang radio untuk "Nilai" dan klik "OK".
Ini akan mengubah formula yang dipilih menjadi nilai, yang memungkinkan pengurangan fail menjadi pengurangan dan menjadikan spreadsheet lebih ringan.
# 3 - Memampatkan Imej
Pendekatan seterusnya adalah menggunakan kompres gambar dalam fail excel untuk mengurangkan ukuran buku kerja. Kaedah ini sangat mustahak apabila kita mempunyai terlalu banyak gambar yang terdapat dalam buku kerja atau lembaran kerja yang mendorong untuk meningkatkan ukuran fail excel.
- Langkah 1 - Klik pada gambar yang ingin anda kompres. Kemudian pergi tab "Format" di kawasan pita seperti gambar di bawah.
Ini adalah alat gambar yang muncul hanya apabila gambar dipilih.
- Langkah 2 - Pada tab "Format" pilih "Kompres Gambar".
- Langkah 3 - Kotak dialog akan muncul setelah memilih ikon gambar kompres.
- Langkah 4 - Pilihan "Terapkan hanya pada gambar ini" memungkinkan pengguna memampatkan hanya gambar yang telah dipilih. Membatalkan pilihan ini akan membolehkan semua gambar dalam buku kerja dimampatkan. Juga, pilih pilihan untuk "E-mel (96 PPI)" yang merupakan ukuran dokumen minimum untuk berkongsi.
- Langkah 5 - Klik Ok dan simpan buku kerja. Ini akan mengurangkan ukuran keseluruhan fail excel.
# 4 - Menghapus Pivot Cache
Pendekatan berikut akan membantu mengurangkan ukuran fail excel dengan menghapus pivot cache sambil membuat jadual pangsi dari data sumber.
- Langkah 1 - Pilih tab "Analisis" dalam alat jadual pangsi. Tab ini muncul hanya apabila jadual pangsi dalam fail excel dipilih.
- Langkah 2 - Sekarang klik pada dropdown pilihan pivot diikuti dengan pilihan.
- Langkah 3 - Di sebelah kotak dialog akan muncul, pergi ke tab Data.
- Langkah 4 - Sekarang batalkan pilihan kotak centang untuk "Simpan data sumber dengan fail". Pilihan ini tidak akan membuat cache pivot dan memungkinkan untuk mengurangkan saiz fail excel.
- Langkah 5 - Sekarang pilih Pilihan untuk "Segarkan data semasa membuka fail", ini akan memastikan bahawa pivot disegarkan sebaik sahaja fail excel dibuka. Sekiranya pilihan tidak dipilih, maka jadual pangsi perlu disegarkan secara manual yang akan menghasilkan pivot cache.
Langkah 6 - Kemudian klik OK. Ini akan memastikan saiz fail excel dikurangkan.
Perkara yang Perlu Diingat
- Format fail XLSB cenderung terbuka dan disimpan pada kadar yang jauh lebih cepat, namun, bahkan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan di mana fail excel berdasarkan makro dan pertanyaan tidak boleh ditukar menjadi XLSB kerana ia mungkin menyebabkan kesalahan fungsi semasa beroperasi sebagai XLSB.
- Juga jika ukuran fail excel untuk format XLSX adalah 5MB hingga 7MB dapat ditinggalkan sebagaimana adanya, hanya jika saiz fail XLSX diperbesar hingga dua atau tiga digit dalam MB. Kemudian bolehkah file excel dianggap dapat mengurangkan ukuran fail menggunakan pendekatan yang paling sesuai.
- Terdapat pendekatan lain seperti menggunakan folder zip terkompresi, ini dilakukan dengan melakukan klik kanan pada file excel, pergi untuk menghantar dan kemudian klik pada folder zip terkompresi. Ini akan mengurangkan saiz fail semasa berkongsi. Ini juga dapat dilakukan dengan memilih beberapa fail dan kemudian memampatkan fail dalam folder zip.
- Lebih suka jadual pangsi daripada formula yang digunakan untuk meringkaskan data untuk set data yang lebih besar, ini akan memberi kesan yang lebih kecil pada ukuran fail. Juga jika ada penggunaan formula yang lebih tinggi, ubah mod pengiraan automatik ke mod Manual di tab formula. Ini akan menjadikan fail terbuka, membuat perubahan, mengemas kini fail excel, dan menutup fail dengan lebih cepat.
