Apakah Sistem Maklumat Perakaunan?
Sistem Maklumat Perakaunan merujuk kepada kaedah berasaskan komputer yang digunakan oleh syarikat untuk mengumpulkan, menyimpan dan memproses data perakaunan dan kewangan yang digunakan oleh pengguna dalaman syarikat untuk memberikan laporan mengenai berbagai informasi kepada pihak berkepentingan syarikat seperti pemiutang, pelabur, pihak berkuasa cukai, dll.
Dengan kata mudah, ia adalah sistem untuk mengumpulkan dan menyimpan semua maklumat yang berkaitan dengan transaksi dan peristiwa kewangan sedemikian rupa sehingga dapat diambil untuk membuat keputusan oleh pengurusan dalaman, akaun, CFO, juruaudit, dll. AIS mungkin sangat lejar sederhana untuk pelbagai laporan perakaunan, pengekosan, laporan kewangan seperti Penyata Untung Rugi, Lembaran Imbangan, dll.
Komponen Sistem Maklumat Perakaunan (AIS)
# 1 - Orang (Pemangku Kepentingan)
Permulaan dan akhir setiap aspek perakaunan. Ada pihak berkepentingan yang memasukkan maklumat ke dalam sistem, mengumpulkan, menganalisis, melaporkan, dan lain-lain, dan ada orang lain (pihak berkepentingan) yang memerlukan maklumat. Sebagai contoh, seorang akauntan merekodkan pelbagai data kewangan dan memberikannya untuk penggunaan pelbagai pihak berkepentingan seperti pemilik, pemegang saham, pemiutang, kerajaan, dll.
# 2 - Data
Sekarang, apa yang direkodkan, dilaporkan oleh AIS? Ini semua berkaitan dengan pelbagai transaksi perakaunan, peristiwa, dan item kewangan lain. AIS tidak akan merekodkan maklumat yang tidak mempunyai asas wang. Data boleh menjadi seperti lejar penjualan, akaun pelanggan, lejar vendor, laporan kewangan seperti P&L dan Neraca, penyata aliran tunai, dll.
# 3 - Prosedur yang Ditetapkan
Untuk melaksanakan pelbagai fungsi, seperti yang dinyatakan dalam definisi, AIS mengikuti langkah-langkah, prosedur yang telah ditentukan. Untuk memastikan ketekalan, ini adalah salah satu keperluan asas AIS. AIS boleh melakukan tindakan sama ada dengan campur tangan manual atau secara automatik. Tindakan ini perlu diarahkan kepada orang yang memproses data atau dikodkan dalam sistem sekiranya berlaku sistem automatik.
# 4 - Perisian (ERP)
Perisian atau, dalam istilah yang lebih luas, ERP adalah program berasaskan komputer yang menjalankan fungsi yang dinyatakan. ERP dapat digambarkan sebagai sistem pakej perisian pangkalan data yang menyokong proses dan operasi perniagaan, termasuk pembuatan, pemasaran, kewangan, sumber manusia, dan lain-lain. Ia membentuk salah satu komponen utama Sistem Maklumat Perakaunan (AIS).
# 5 - Infrastruktur Sistem Maklumat
Secara sederhana, Infrastruktur IT boleh dikatakan sebagai konsortium pelbagai perkakasan, alat, aksesori IT & IS. Contohnya, komputer, pencetak, pengimbas, dll
# 6 - Kawalan Dalaman
Kawalan dalaman adalah keperluan asas setiap organisasi perniagaan. Ini adalah alat, pemeriksaan, prosedur, sistem yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan integriti maklumat kewangan, pencegahan penipuan, kesalahan, menjaga aset, dll.
Kajian Kes Berdasarkan Contoh AIS
- Case - Martin Inc., pemilik rangkaian runcit pasar raya terkenal London menggunakan kaedah konvensional untuk merekod urus niaga di atas kertas, kini dengan pandangan perniagaan yang berkembang ingin mengetahui perincian pelanggan, vendor, keuntungan yang diperoleh pada masa lalu, masa depan yang dianggarkan kapasiti menjana keuntungan, perincian modal kerja yang terlibat dalam perniagaannya tetapi tidak dapat memprediksi perkara yang sama kerana amalan perakaunan berasaskan manual.
- Masalah - Pemilik tidak dapat memahami tempat perniagaannya iaitu semua syarat yang dinyatakan di atas.
- Penyelesaian - Seandainya ada AIS digunakan, Martin Inc. akan dengan mudah mengekstrak perincian pelanggan, vendor, keuntungan yang diperoleh selama ini, modal kerja yang terlibat dalam perniagaan, dll. Bukan hanya angka masa lalu, tetapi AIS juga memiliki kemampuan untuk meramalkan masa depan aliran keuntungan, aliran tunai, dan kedudukan lain.
Kelebihan Sistem Maklumat Perakaunan
- # 1 - Keberkesanan Kos - Pada era digitalisasi dan kecerdasan buatan, setiap organisasi bergerak ke arah pemotongan kos dengan penggunaan kecerdasan buatan. AIS telah membantu mengurangkan usaha manual dan dapat melakukan operasi yang sama dengan lebih jimat.
- # 2 - Keberkesanan Masa - AIS telah membantu organisasi perniagaan dalam mengurangkan jumlah masa yang terlibat dalam merekod, mengklasifikasikan, melaporkan sebarang maklumat kewangan. Sebilangan besar kerja manual dapat disiapkan oleh AIS dengan lebih sedikit usaha dan masa yang diperlukan.
- # 3 - Akses Mudah (Kemudahalihan) - Data yang disimpan di AIS dapat diambil melalui sistem maklumat yang disambungkan dengan internet di mana sahaja dan pada bila-bila masa. Di mana buku akaun yang disiapkan secara manual tidak dapat dibawa dengan mudah, data AIS boleh.
- # 4 - Ketepatan - Dengan penglibatan AIS, kebolehpercayaan data meningkat. Seperti yang telah kita bincangkan sebelumnya dalam artikel ini bahawa AIS mengikuti sekumpulan arahan yang telah ditetapkan. Oleh itu, peluang maklumat ralat lebih sedikit, dan oleh itu AIS mempunyai kelebihan tambahan dari data yang tepat.
Kekurangan
- # 1 - Kos Pemasangan dan Latihan Awal - Walaupun kami membincangkan bahawa AIS menjimatkan kos, perkara yang sama mungkin tidak tepat untuk perusahaan perniagaan kecil. Kos penyediaan awal mungkin tinggi dan mungkin tidak menghasilkan nilai untuk organisasi.
- # 2 - Intervensi Manual - Walaupun kita membincangkan bahawa AIS mengurangkan campur tangan manual, perkara yang sama tidak dapat dihilangkan. AIS memerlukan campur tangan manual pada waktu tertentu, yang boleh menyebabkan ketidakcekapan dalam sistem.
- # 3 - Kesalahan Tidak Dapat Dihilangkan sepenuhnya - Kami telah membincangkan, AIS mengurangkan kemungkinan kesalahan, tetapi ada kemungkinan pengekodan yang salah dalam perisian, yang dapat menyebabkan hasil rawan kesalahan. Juga, campur tangan manual masih ada di sini, yang juga dapat menimbulkan ralat.
- # 4 - Kerahsiaan - Walaupun kita membincangkan kebolehkesanan data AIS, hal yang sama juga boleh menjadi bencana bagi organisasi Sekiranya maklumat tersebut digodam, dicuri. Penceroboh boleh mengubah maklumat, atau dia dapat mendedahkan maklumat kewangan sensitif.
- # 5 - Serangan Virus - Segala data yang tersimpan di IS dapat dijangkiti virus yang boleh menyebabkan gangguan, pengubahsuaian maklumat kewangan yang tersimpan di AIS.
Batasan
- Kos: Kami sudah membincangkan kos AIS sebagai keburukan.
- Latihan: Terdapat keperluan untuk melatih pengguna untuk memberi makan, mengambil, atau menggunakan AIS dengan cara yang diinginkan. Sekiranya orang yang bersangkutan tidak terlatih dengan baik, ini boleh menyebabkan penyediaan dan penyampaian data yang tidak tepat. Juga, terdapat pertukaran, kenaikan pangkat, pengunduran diri, pengunduran diri dalam organisasi besar. Dalam semua kes ini, selalu ada keperluan untuk latihan penggantian.
- Obsoletion : Pada era digitalisasi, teknologi berubah dengan cepat. Hanya memerlukan beberapa saat untuk teknologi menjadi usang. Ini menimbulkan keperluan bagi organisasi untuk menerapkan perubahan secepat mungkin. Jika tidak, ia boleh menyebabkan data ralat.
Perubahan Sistem Maklumat Perakaunan (AIS)
Dalam era teknologi yang cepat berubah dan penyesuaian kemajuan teknologi, perubahan ketara berlaku di AIS. Perubahan terkini merangkumi pengkomputeran awan, perakaunan awan, perakaunan masa nyata, atau perakaunan mudah alih.
Ini menjadikan perakaunan menjadi lebih mudah dan senang berbanding dengan kaedah perakaunan lama. Kemajuan telah mencapai tahap yang tidak hanya mencatat, mengklasifikasikan, menganalisis, dan melaporkan angka tetapi juga meramalkan trend masa depan, yang dapat membantu menghadapi situasi yang sebenarnya dengan banyak kesediaan.
Kesimpulannya
Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) dapat digambarkan sebagai kebaikan bagi mana-mana organisasi kerana kami mengkaji kelebihan dan kekurangan, batasan AIS. Walau bagaimanapun, secara keseluruhan sangat bermanfaat bagi organisasi untuk berpindah dari perakaunan manual ke perakaunan berasaskan AIS. Untuk mengatasi pelbagai kekurangan, batasan AIS, ada perisian yang melindungi AIS organisasi dari virus, penggodam, dan serangan lain.
Artificial Intelligence, versi lanjutan Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) telah mula mengurangkan campur tangan manual dan akan berkembang dengan pesat tidak lama lagi.
