Kitaran Pembayaran Akaun yang juga dikenali sebagai Procure to Pay adalah rangkaian proses yang berbeza dalam syarikat yang melibatkan aktiviti yang berbeza yang diperlukan untuk pembelian produk bermula dari membuat pesanan barang kepada pembekal, kemudian membeli dan mendapatkan penghantaran barang dan akhirnya membuat pembayaran terakhir kepada pembekal berbanding perkara yang sama.
Apakah Kitaran Bayaran Akaun (AP)?
Kitaran Pembayaran Akaun juga dikenali sebagai 'Procure to Pay' atau 'P2P'cycle adalah rangkaian proses yang melibatkan bahagian pembelian dan pembayaran syarikat dan menjalankan semua aktiviti yang diperlukan dari membuat pesanan kepada pembekal, membeli barang dan membuat pembayaran akhir kepada pembekal.
Setiap perniagaan mempunyai dua kitaran perniagaan utama - kitaran pendapatan dan kitaran perbelanjaan.
- Revenue Cycle merangkumi aktiviti seperti penjualan, pemasaran, hubungan pelanggan, pengumpulan hasil, dll.
- Kitaran Perbelanjaan merangkumi pembelian, pembayaran pembekal, perbelanjaan pengeluaran, upah, dan gaji, dan lain-lain. Kitaran pembayaran akaun adalah bahagian penting dari kitaran perbelanjaan.
Berikut adalah Langkah-langkah yang termasuk dalam Kitaran Hutang -
- Penentuan Barang Yang Diperlukan
- Proses Perolehan
- Cari Pembekal
- Permintaan untuk cadangan
- Ulasan Menerima Sebutharga
- Rundingan
- Pesanan Pembelian
- Pengesahan Pembekal
- Tugas Pembekal
- Pada Penghantaran Barang yang Berjaya
- Penyertaan Invois
- Pembayaran
Marilah kita membincangkannya secara terperinci -
Langkah-langkah Termasuk dalam Kitaran Hutang
Berikut adalah langkah-langkah yang termasuk dalam kitaran perolehan untuk membayar:
# 1 - Penentuan Barang Yang Diperlukan
Pembelian tersebut dibuat berdasarkan stok yang diperlukan oleh jabatan pengeluaran syarikat. Pengurus pengeluaran mengenal pasti bekalan yang diperlukan dan memberitahu bahagian pembelian.
# 2 - Jabatan Pembelian memulakan Proses Perolehan
Setelah mendapat persetujuan permintaan bekalan dari produksi, jabatan pembelian akan melihat apakah beberapa pesanan serupa telah dilakukan; jika tidak, dokumen pesanan pembelian baru dihasilkan.
# 3 - Cari Pembekal
Mencari pembekal adalah pekerjaan sukar yang merangkumi pelbagai faktor seperti lokaliti, kemudahan pengangkutan, dasar kredit, muhibah pembekal dan produknya, hubungan masa lalu dengan syarikat, dan banyak lagi. Walau bagaimanapun, syarikat lebih memilih transaksi dengan pembekal yang telah dicuba dan diuji. Dalam kes lain, pembekal berpotensi dipilih secara tempatan, nasional atau antarabangsa menggunakan portal perniagaan ke perniagaan (seperti Alibaba.com), rujukan, dll.
# 4- Permintaan untuk Cadangan
Setelah memilih beberapa pembekal yang berpotensi, dokumen rasmi dihantar untuk menerima sebut harga barang. Dokumen ini disebut sebagai permintaan untuk proposal (RFP). Pembekal menghantar cadangan, termasuk harga dan kualiti produk, dan meminta syarikat untuk berniaga dengannya.
# 5 - Ulasan Menerima Sebutharga
Syarikat mengkaji sebut harga yang dihantar oleh pembekal yang berbeza dan menyaring pembekal yang dapat memenuhi keperluan syarikat. Syarikat memberitahu pembekal terpilih mengenai minatnya untuk membuat perjanjian pembelian.
# 6 - Syarikat memulakan Proses Rundingan
Rundingan adalah proses yang sibuk dan kadang-kadang memakan masa di mana pembeli meminta penjual menurunkan kadarnya, menawarkan polisi kredit liberal dan syarat rundingan asas lain seperti diskaun, kualiti produk, caj pengangkutan, penghantaran, dan syarat insurans. Proses perundingan melakukan penyaringan, dan syarikat telah mengenal pasti pembekal terbaik.
# 7 - Pesanan Pembelian
Syarikat yang meluluskan pembekal yang diinginkan memberikannya pesanan dengan menghantar dokumen pesanan pembelian rasmi. Ia mengesahkan pembekal mengenai keperluan syarikat dan tarikh akhir penghantaran produk atau perkhidmatan.
# 8 - Pengesahan Pembekal
Perjanjian dimulakan apabila pembekal bersetuju untuk menjual produknya mengikut terma dan syarat yang diminta. Pengesahan penerimaan hendaklah dihantar oleh pembekal secara bertulis melalui pos atau e-mel.
# 9 - Tugas Pembekal
Tugas pembekal untuk menyediakan barang dan dihantar mengikut tarikh akhir dengan ketat dan memberitahu syarikat mengenai kemajuan pesanan. Pemberitahuan mesti dikirim ketika barang siap dikirim dan pemberitahuan pengiriman, termasuk dokumen yang valid yang menentukan keterangan barang, termasuk berat atau unit, tanggal pengiriman, lokasi, dll.
# 10 - Pemeriksaan Barang Yang Dihantar
Proses pemeriksaan bermula, yang merangkumi pemeriksaan kualiti dan kuantiti. Jabatan pembelian akan memeriksa sama ada barang yang dihantar mengikut pesanan pembelian.
# 11 - Penyertaan Invois
Setelah berjaya diperiksa, jika semuanya sesuai, jabatan pembelian akan menghantar persetujuan ke jabatan yang perlu dibayar untuk memulakan proses pembayaran. Oleh itu, jabatan yang perlu dibayar akaun membuat catatan invois, yang mengandungi semua spesifikasi mengenai pembayaran seperti tarikh akhir dan / atau tarikh akhir dengan potongan, jumlah pembayaran balik, dan perincian rasmi yang lain.
# 12 - Pembayaran
Selepas setiap cek yang diperlukan, bahagian hutang akaun mula membuat pembayaran kepada pembekal sebahagian atau sepenuhnya mengikut norma syarikat. Terdapat pelbagai cara untuk membuat pembayaran kepada pembekal seperti:
- Pembayaran tunai
- Cek pembayaran (atau instrumen lain yang boleh dirunding)
- Pemindahan pihak ketiga dalam talian
- Pembayaran Kad Kredit
- Pembayaran dalam dolar atau mata wang asing lain (biasanya berlaku dalam urus niaga import);
- Pembayaran barter, iaitu membayar beberapa barang dan / atau perkhidmatan terhadap barang dan / atau perkhidmatan yang diterima oleh pembekal.
Dokumen Berkaitan yang Terlibat dalam Kitaran AP
Berikut adalah dokumen penting yang disertakan dalam kitaran pemerolehan untuk membayar:
# 1 - Pesanan Pembelian
Bahagian pembelian syarikat menghasilkan pesanan barang yang diperlukan dan menghantarnya kepada penjual. Pesanan tersebut memperincikan penjual mengenai barang-barang tersebut beserta jumlahnya. Ini juga menentukan tanggal di mana barang-barang tersebut harus diserahkan.
# 2 - Menerima Laporan
Setelah barang dihantar, pihak pengurusan memeriksa penghantaran dan memeriksa kualiti, kuantiti, dan aspek penting lainnya. Setelah pemeriksaan penuh, laporan tersebut akan membuat laporan terperinci yang disebut menerima laporan.
# 3 - Invois Penjual
Dokumen tersebut adalah kontrak sah di mana vendor memperincikan barang, kadar per unit, dan jumlah keseluruhan bersama dengan jumlah kena cukai yang berlaku. Ini juga menentukan polisi kredit dan tarikh akhir pembayaran.
