Borang PO Penuh - Pesanan Pembelian
Bentuk lengkap akronim PO adalah Pesanan Pembelian. Ini adalah dokumen yang disiapkan dan dihantar oleh bahagian pembelian pembeli kepada penjual yang menyebutkan keterangan, kuantiti dan harga yang dipersetujui bersama untuk barang atau perkhidmatan yang ingin dibeli. Ini digunakan oleh pasukan pembelian atau perolehan untuk membuat pesanan dengan pihak luar.
Ciri PO
Biasanya, butiran berikut menunjukkan pesanan pembelian.
- Kuantiti yang dimaksudkan untuk diperoleh
- Penerangan mengenai produk atau perkhidmatan
- Nama jenama atau kod produk tertentu, jika diperlukan
- Harga seunit
- Garis masa penghantaran yang dikehendaki
- Lokasi penghantaran untuk penghantaran
- Alamat pengebilan
- Terma dan syarat berkaitan pembayaran dan penghantaran
Jenis PO
Terdapat empat jenis pesanan pembelian yang biasanya digunakan.
# 1 - Pesanan Pembelian Standard
Ia dibuat apabila semua syarat utama pembelian diketahui pada masa membuat pesanan pembelian seperti kuantiti, harga, garis masa penghantaran dan syarat pembayaran. Oleh itu, ia digunakan apabila ada kepastian berkenaan dengan pesanan dan syarat-syarat yang berkaitan.
# 2 - Pesanan Pembelian Terancang
Ia dikeluarkan apabila sebilangan besar perincian berkenaan dengan pesanan diketahui pada masa penyediaan pesanan pembelian, tetapi syarat dan jadual penghantaran yang tepat tidak diketahui. Oleh itu, apabila seseorang membuat PO ini, komitmen dibuat untuk kuantiti yang diperlukan dan harga yang harus dibayar tetapi hanya anggaran jadual penghantaran yang disebutkan.
# 3 - Pesanan Pembelian Selimut
PO sedemikian dibuat apabila perincian berkenaan dengan harga dan kuantiti juga tidak diketahui. Hanya butiran item dengan syarat penghantaran yang disebutkan. Walau bagaimanapun, kuantiti maksimum akan disebutkan di PO dan pembeli dapat membeli dalam had yang ditentukan. Juga, jangkaan julat harga dapat disebutkan.
# 4 - Perintah Pembelian Kontrak
Dalam PO tersebut, produk atau perkhidmatan juga tidak diketahui. Seseorang boleh menyebut terma dan syarat yang akan dipersetujui dengan penjual.
Bagaimana PO Berfungsi?
Setiap kali syarikat mempunyai syarat untuk mendapatkan barang atau perkhidmatan apa pun, pembeli memberikan PO kepada penjual. Setelah penerimaan PO, penjual memberikan pengesahan kepada pembeli sama ada pesanan tersebut dapat diselesaikan olehnya atau tidak. Sekiranya, penjual percaya bahawa tidak mungkin untuk menyelesaikan pesanan, perkara yang sama akan disampaikan dan PO akan dibatalkan. Sekiranya pesanan itu ingin diselesaikan maka urusan akan dibuat untuk perkara yang sama. Setelah menyelesaikan pesanan, penjual mengemukakan invois kepada pembeli yang menyebutkan nombor PO yang berkenaan supaya pembeli dapat memadankan yang sama dengan penghantaran yang sebenarnya. Setelah invois sebenar dikumpulkan, pembayaran perlu dilakukan mengikut syarat pembayaran yang dipersetujui.
Contoh Format PO
Contoh format Pesanan Pembelian dihasilkan di bawah.
Perbezaan Antara Pesanan Pembelian dan Invois
Pesanan pembelian dikeluarkan untuk membuat pesanan untuk barang atau perkhidmatan. Perkara yang sama dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. Ini merangkumi perincian berkenaan dengan pesanan dan penghantarannya. PO merupakan kontrak penjualan.
Invois dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah penghantaran selesai meminta pembeli untuk pembayaran jumlah akhir. Invois terdiri daripada harga dan jumlah akhir yang perlu dibayar, terma yang berkaitan dengan pembayaran dan tempoh kredit yang dibenarkan kepada pembeli. Invois dikeluarkan setelah penghantaran barang atau perkhidmatan selesai. Berbanding PO, invois mengesahkan kontrak penjualan.
Kepentingan PO
Pesanan pembelian adalah dokumen yang sangat berguna yang digunakan untuk membuat pesanan. Ia membantu menyampaikan keperluan kepada penjual dengan jelas. Apabila penghantaran sebenar dibuat, perkara yang sama dapat diperiksa dengan pesanan pembelian sehingga dapat menemukan perbezaan antara keduanya. Adalah senang bagi penjual dan pembeli untuk menyimpan maklumat pesanan yang didokumenkan melalui pesanan pembelian.
Kelebihan
- PO membantu pembeli untuk membuat pesanan untuk barang dan perkhidmatan yang ingin diperoleh tanpa membuat pembayaran.
- Ia membantu mengesan pesanan dan mengelakkan pertindihan pesanan.
- Ini adalah dokumen penting yang menjadi sebahagian daripada jejak audit.
- Bagi penjual, sangat berguna untuk mendapatkan maklumat mengenai kehendak pembeli.
- Penghantaran sebenar boleh diperiksa dengan pesanan pembelian dan sebarang perbezaan dapat dipertanyakan.
- PO berfungsi sebagai dokumen undang-undang yang membuktikan syarat yang dipersetujui untuk pembelian barang atau perkhidmatan.
Kekurangan
- Walaupun untuk pesanan yang lebih kecil, PO diperlukan untuk dibuat dan nampaknya tidak perlu dibuat dokumen untuk pesanan kecil tersebut.
- Menjana pesanan pembelian adalah proses yang memakan masa.
Kesimpulannya
Pesanan pembelian digunakan hampir oleh setiap perniagaan sebagai sebahagian daripada proses perolehan mereka. Perkara yang sama bermanfaat untuk mempunyai komunikasi yang jelas berkenaan dengan pesanan yang dibuat.
