Penyimpanan rekod

Apa itu Penyimpanan Rekod?

Penyimpanan rekod adalah peringkat utama dalam perakaunan yang memberitahu kami bagaimana untuk menyimpan rekod transaksi perniagaan monetari dengan objektif untuk terus melacak semua transaksi, mengetahui gambaran aset-liabiliti, untung dan rugi dll yang betul, menjaga perbelanjaan dengan pandangan untuk meminimumkan perbelanjaan dan mempunyai maklumat penting untuk tujuan undang-undang dan cukai

Langkah Kaedah Penjagaan

  1. Mengenal pasti urus niaga
  2. Rakaman dalam jurnal
  3. Mengelaskan sifat urus niaga
  4. Pengeposan ke lejar
  5. Pengimbangan akaun
  6. Menyiapkan penyata kewangan
  7. Mentafsirkan penyata kewangan
  8. Menyampaikannya kepada pihak berkepentingan

Contoh Penyimpanan Rekod

Contoh # 1

ABC limited adalah syarikat pemilik tunggal, yang menjalankan kedai-kedai kecil di pasar di Atlanta. Dia berniaga pakaian dan mempunyai aliran masuk dan aliran keluar utama seperti berikut:

  • Aliran masuk: Hasil jualan dari Pelanggan
  • Aliran Keluar: Pembelian Bahan dari vendor dan pembayaran perbelanjaan yang berkaitan

Untuk tujuan penyimpanan rekod, ABC terhad perlu menyimpan buku tunai harian untuk mengekalkan wang tunai dan baki bank. Pada akhir tahun, mereka harus menyediakan A / c Untung Rugi dan Neraca untuk mengesahkan keuntungan sepanjang tahun. Ini adalah salah satu kaedah termudah untuk menyimpan rekod transaksi perniagaan.

Contoh # 2

  • Amazon.com adalah sebuah syarikat multinasional yang beroperasi di seluruh dunia dan memberi pekerjaan kepada berjuta-juta orang. Setiap hari berjuta-juta urus niaga dilakukan, dan untuk menjaga kepentingan Syarikat dan untuk memastikan pematuhan undang-undang yang betul dan untuk menjaga kepercayaan para pihak berkepentingan, pembukuan berterusan harus dilakukan.
  • Pasukan yang terpisah perlu ditempatkan untuk memastikan bahawa setiap transaksi kewangan yang dilakukan oleh perniagaan harus dicatat dalam buku-buku tanpa penyimpangan. Juga, pembukuan semacam itu mesti memastikan bahawa urus niaga direkodkan mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum dan juga undang-undang lain yang berlaku.

Ini adalah salah satu contoh paling kompleks dalam menjaga rekod perniagaan.

Kedua-dua contoh mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing, tetapi sesuai dengan cara mereka.

Kelebihan Penyimpanan Rekod

  • Rekod Tetap dan Boleh dipercayai - Ini membantu dalam mengekalkan rekod tetap semua transaksi, yang akan membantu dalam memastikan kebolehpercayaan data.
  • Ketepatan Aritmetik Akaun - Rakaman urus niaga yang berterusan akan membantu dalam mengenal pasti ketidaktepatan aritmetik yang mungkin berlaku. Contohnya, lebihan pembayaran kepada pembekal atau pembayaran dua kali ganda dari sebarang transaksi.
  • Hasil Bersih Operasi Perniagaan - Ini akan memberikan keuntungan yang diperoleh dalam jangka masa tertentu berdasarkan operasi perniagaan yang sedang berjalan.
  • Kepastian Kedudukan Kewangan - Ini membantu dalam mengenal pasti kedudukan kewangan perniagaan.
  • Pengiraan Bayaran - Semua liabiliti dan hutang tertunggak pada satu masa tertentu dapat dikira berdasarkan penyata kewangan yang disediakan.
  • Mengawal Aset dan Pinjaman - Pengawalan aset dan pinjaman yang lebih baik dapat dilakukan; ini akan membantu dalam menguruskan dana dan pelbagai kedudukan perniagaan.
  • Mengenalpasti Yang Perlu dan Tidak Harus - Penyata kewangan membantu mencari perkara yang tidak baik dan perlu diperbaiki pada masa akan datang untuk memastikan operasi yang lebih baik di masa depan.
  • Percukaian - Sangat disyorkan dan diperlukan oleh pihak berkuasa cukai. Untuk melengkapkan penilaian mereka, ahli perniagaan harus menyimpan rekod dengan tepat yang akan membantu dalam menentukan liabiliti cukai ke atasnya
  • Pengambilan Keputusan Pengurusan - Pengurusan sangat bergantung pada rekod kewangan untuk membuat perancangan operasi perniagaan. Lebih-lebih lagi, mereka juga memerlukan pelaporan berterusan dari peringkat menengah mengenai kemajuan yang dicapai dalam hal kewangan. Kewangan yang dikendalikan oleh organisasi mengatur semua keputusan strategik
  • Keperluan Undang-Undang -  Terdapat syarat besar undang-undang, GAAP Tempatan, IFRS, dll., Untuk mengekalkan buku akaun yang betul, untuk memastikan ketelusan perniagaan.

Kelemahan Penyimpanan Rekod

  • Perkeranian - Untuk organisasi besar, penyimpanan rekod adalah pekerjaan yang sangat membosankan dan berterusan. Menjadi sukar bagi mereka untuk mengekalkannya
  • Manual dan Monoton - Ini adalah pekerjaan yang sangat manual. Pekerjaan yang sama perlu dilakukan sebanyak kali transaksi dilakukan. Ini menjadikannya pekerjaan yang sangat monoton.
  • Subjektif perlu diperiksa sebelum dianalisis - Pelbagai aspek perakaunan seperti susut nilai, penilaian saham, dan lain-lain memerlukan andaian yang menjadikan perakaunan sangat subjektif. Kebolehlaksanaan andaian tersebut perlu disahkan sebelum menganalisis penyata kewangan

Batasan

  • Hanya Transaksi Monetari yang dapat Direkodkan -  Dalam Perniagaan, kedua-duanya: aspek monetari dan bukan monetari adalah penting. Walau bagaimanapun, dalam penyimpanan rekod, hanya transaksi kewangan yang dapat dilindungi. Kebajikan bukan kewangan seperti kakitangan terlatih tidak dapat dicatat dalam buku akaun.
  • Kesan Perubahan Tahap Harga tidak dipertimbangkan - Inflasi adalah keperluan berterusan yang perlu difikirkan semasa mencatat aset; namun, dalam perakaunan, inflasi tidak dapat dipertimbangkan ketika mencatat transaksi.
  • Perakaunan berdasarkan sejarah - Semua aset dicatat sebagai kos sejarah. Ini tidak akan membantu dalam mengenal pasti nilai aset semasa di pasaran.

Perkara Penting

Sebarang perubahan dalam kaedah penyimpanan rekod hanya dibenarkan jika:

  1. Bahan melebihi borang perlu dipertimbangkan
  2. Untuk keperluan pendedahan yang lebih baik
  3. Diperlukan oleh piawaian perakaunan

Kesimpulannya

Penyimpanan rekod adalah seni merakam dan mendedahkan urus niaga kewangan. Ia memerlukan sedikit kepakaran dan taktik yang bukan sahaja dapat membantu menjaga imej organisasi tetapi juga membantu mendapatkan dana dan menawar tender perniagaan. Untuk membuktikan ketepatan urus niaga, penyimpanan rekod memberikan dorongan besar dan membantu dalam menjaga imej sebagai organisasi perniagaan yang beretika di pasaran.