Apa itu Jurnal Pembelian?
Jurnal pembelian adalah jurnal khas yang digunakan oleh organisasi untuk mengawasi semua pembelian kredit. Ia juga dikenali sebagai buku Pembelian atau buku harian Pembelian. Walaupun transaksi kredit dicatat dalam buku Pembelian, pembelian tunai dimasukkan dalam jurnal umum. Perlu disebutkan bahawa hanya pembelian barang yang dicatatkan dalam jurnal tersebut dan perbelanjaan modal tidak termasuk.
Sebilangan besar organisasi mempunyai bahagian pembelian yang berasingan yang mengurus proses pembelian yang lengkap iaitu pengenalpastian barang yang diperlukan, klasifikasi, permintaan sebut harga, membuat pesanan dan mengesahkan penerimaan barang yang sesuai dengan keterangan yang diinginkan.
Komponen Kemasukan Jurnal Pembelian
# 1 - Dua pihak
Dalam setiap pembelian, terdapat dua pihak, pembeli dan penjual. Kedua-dua pihak bersetuju dengan harga yang dibayar oleh pembeli dengan mempertimbangkan barang atau perkhidmatan. Harga pembelian ini adalah jumlah transaksi untuk semua jurnal pembelian. Orang atau organisasi dari mana pembelian dibuat disebut Pembekal dan ketika pembelian secara kredit, Pembekal akan muncul sebagai Pemiutang dalam kunci kira-kira sehingga pembayaran dibuat.
# 2 - Pembelian Kredit
Sebuah organisasi memperoleh pelbagai barang dan perkhidmatan dari pelbagai Pembekal. Apabila barang dibeli secara kredit, entri jurnal berikut diposkan - Katakanlah X Ltd. membeli barang bernilai $ 500 dari Y Ltd. -
Semasa pembayaran dibuat -
# 3 - Invois
Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Ini adalah dokumen terperinci. Ini mengandungi tarikh invois, nama, dan alamat Pembekal, nama organisasi yang ditagihnya, alamat dan nama organisasi tempat barang dihantar, kuantiti dan keterangan barang, kaedah pembayaran yang diperlukan oleh penyedia, mata wang invois, cukai, dll. Invoice adalah dokumen penting, yang merupakan masalah bersama dengan barang, dan ketika sampai ke pembeli, pembeli akan memadankan barang yang tiba dengan Pesanan Pembelian yang ditempatkan.
# 4 - Jabatan Pembelian
Sebilangan besar organisasi mempunyai bahagian pembelian yang berasingan yang bertanggungjawab untuk perolehan barang. Oleh itu, apabila mana-mana orang atau jabatan memerlukan barang, mereka harus mengirim permintaan ke bahagian Pembelian, jika barang tersebut sudah tersedia di stok atau gudang, bahagian pembelian akan mengeluarkan barang tersebut. Sekiranya barang tidak tersedia, pasukan pembelian akan mengenal pasti Pembekal yang pakar dalam barang yang diperlukan, dan mereka akan membuat pesanan. Setelah pesanan tiba, mereka akan memastikan bahawa pesanan itu sesuai dengan keterangan yang diperlukan, dan kuantitasnya sesuai dengan apa yang diminta. Setelah bahagian pembelian mengesahkan bahawa barang telah diterima, invois masuk ke akaun untuk pembayaran.
# 5 - Nota Kredit
Sekiranya barang yang dibekalkan tidak sesuai dengan keterangan, mempunyai masalah kualiti atau kerosakan, dan Pembeli harus mengembalikannya kepada Pembekal. Kemudian Pembekal akan mengeluarkan dokumen yang disebut Credit Note, yang akan disesuaikan dengan pembayaran barang di masa depan. Katakan X Ltd. mengembalikan nilai bernilai $ 1,000, dan Y Ltd. mengeluarkan nota kredit untuk nilai tersebut. Lain kali apabila X Ltd. akan membeli $ 5.000, ia hanya perlu membayar $ 4.000 kerana $ 1.000 akan disesuaikan dengan nota kredit.
# 6 - Buku Pembelian
Buku pembelian mencatat semua pembelian kredit di satu tempat, dan perincian Pembekal, nombor invois, mata wang, kuantiti, dan perincian lain disebutkan di sana. Baki untuk buku Pembekal dari Pembelian ini dipindahkan ke buku besar individu dan sejumlah kepala perbelanjaan didebitkan ke akaun perbelanjaan. Ini adalah salah satu buku asas dalam proses penyimpanan buku, yang penting dalam menyiapkan baki lejar, baki percubaan, dan akaun akhir. Berikut adalah contoh buku pembelian XYZ Ltd untuk Ogos 2019. Dalam kes ini, baki $ 500, $ 1,000 dan $ 2,000 akan diposkan ke buku besar individu Nike, Adidas dan PUMA Ltd. Juga, akaun Pembelian akan didebitkan sebanyak $ 3,500.
Kelebihan Jurnal Pembelian
- Perincian semua pembekal terdapat di satu tempat yang membantu menyatukan keseimbangan lejar dan keseimbangan percubaan
- Mudah dijaga dan dijejaki data untuk analisis Pembekal
- Jumlah pembelian kredit dan jenis pembelian terdapat di satu tempat
- Dokumen penting untuk kelancaran fungsi bahagian pembelian
- Semasa audit akhir tahun, mencari nombor invois yang berkaitan dengan Pembekal boleh diakses dari jurnal pembelian
- Salah satu buku yang terkenal dan banyak dikendalikan
Kelemahan Jurnal Pembelian
- Seorang akauntan berasingan diperlukan yang memerlukan masa dan wang
- Sekiranya akaun pembekal yang salah dipilih dalam buku pembelian, ini menyebabkan kesilapan dalam penyediaan baki percubaan dan akaun akhir
Kesimpulannya
Jurnal pembelian adalah bahagian penting dan mustahak dalam proses perakaunan mana-mana organisasi. Apabila dilaksanakan dengan cermat, sistem suara akan membantu dalam pembelian tepat waktu, yang akan menyebabkan penjimatan masa dan wang. Juga, analisis pembelian yang diekstrak dari jurnal ini membantu dalam perundingan kontrak baru. Jurnal pembelian juga membantu dalam pengurusan Pemiutang, mengesan status barang yang dikembalikan, nota kredit, dan baki pembekal lekapan Pembekal yang dikemas kini, yang semuanya diperlukan agar perniagaan berjaya dan terkini. Ini juga membantu dalam fasilitasi audit dengan menyediakan data yang diperlukan oleh juruaudit.
