Borang GRN Penuh - Nota Barang Yang Diterima
Bentuk GRN yang lengkap adalah Nota Diterima Barang. GRN merujuk kepada dokumen perniagaan yang diisi oleh pelanggan pada saat penerimaan barang dari penjual untuk mengesahkan penerimaan semua barang seperti yang dipersetujui antara pihak yang terlibat dan ia sering dibandingkan dengan pesanan pembelian ( PO) sebelum mengeluarkan pembayaran kepada penjual barang.
Ciri GRN
Dalam pembuatan dan jenis organisasi lain, di mana proses organisasi termasuk mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain atau mengangkut dari pasar luar ke gudang dll. Nota penerimaan barang memainkan peranan yang sangat penting. Kadang kala, masa pemprosesan mungkin lambat dari biasa dan ini dapat dikesan dari nota penerimaan barang.
Salah satu ciri penting dalam nota penerimaan barang adalah bahawa, di mana barang tersebut diangkut ke kedai, pengurus kedai mengambil dokumen ini sebagai bukti sama ada barang itu sesuai dengan kuantiti yang diperlukan, sama ada kuantiti yang diperlukan seperti yang tertulis dalam nota sebenarnya diterima atau tidak. Oleh itu, nota penerimaan barang juga menjadi bukti dan menjadi jalan audit.
Apa yang perlu disertakan dalam Nota yang Diterima?
Biasanya, dalam organisasi, tugas pra-cetakan nota penerimaan barang adalah di bahagian kedai. Oleh itu pihak pengurusan harus melatih mereka dengan betul dalam hal semua yang perlu dimasukkan ke dalam nota penerimaan barang. Senarai berikut disediakan mengenai perkara-perkara penting untuk dimasukkan ke dalam GRN:
- Bahagian atas GRN menunjukkan nama pembekal barang.
- Ia diikuti dengan tarikh dan waktu terbitannya dan tarikh dan waktu penerimaan barang oleh pihak kedai.
- Alamat tempat yang tepat di mana barang seharusnya diangkut dan tempat di mana barang itu seharusnya dihantar bersama dengan kod PIN yang betul.
- Penerangan mengenai barang yang diangkut bersama dengan kuantiti setiap jenis produk, kadar dan harga barang.
- Akhir GRN dilakukan dengan tandatangan dan nama pegawai yang diberi kuasa, baik pembekal maupun pengurus stor dan kerani yang sepatutnya menerima barang.
Proses GRN
Berikut adalah proses GRN:
- Penerimaan invois dan challan dan pemunggahan barang ke kedai.
- Pengesahan fizikal jumlah barang yang diterima bersama dengan keterangan barang.
- Sekiranya barang tersebut dipertikaikan atau dalam jumlah yang pendek, pembekal dihubungi untuk meminta alasan kekurangannya.
- Setelah kuantiti diperiksa, ujian kualiti dibuat.
- Pengakuan hendaklah dibuat melalui challan dan dihantar kepada pembekal.
- Selepas langkah di atas, jabatan penerima akan menyiapkan GRN dalam 5 salinan. Asli untuk mereka, dan selebihnya ke dept pembelian, dept akun, satu kepada pengurus kedai dan satu lagi kepada orang yang membuat permintaan pembelian.
- Berdasarkannya, penyertaan dibuat ke kedai buku besar.
Kepentingan
- Untuk mana-mana bahagian akaun, nota penerimaan barang adalah dokumen yang sangat penting kerana memenuhi tujuan prinsip objektif perakaunan. Sebarang catatan dalam buku akaun wajib disokong oleh bukti dalam bentuk dokumentari.
- Selanjutnya, sebelum membuat pembayaran produk kepada penjual, barang tersebut disahkan dengan GRN. Juga, dalam sebuah organisasi, untuk mengurangkan kebarangkalian kesilapan dan penipuan, pentingnya kerja seseorang diperiksa oleh orang lain, dan satu orang tidak terlibat dalam lebih dari 1 proses berterusan. Oleh itu kerana GRN, kerja organisasi diperiksa oleh orang yang berbeza.
- Oleh kerana kuantiti sebenar barang diperiksa dengan nota penerimaan barang; pembayaran hanya dibuat untuk barang yang benar-benar diterima. Oleh itu pembayaran yang salah dapat dielakkan.
- Dokumen ini juga meletakkan peranan penting dalam pembekal. Pembekal dapat membuktikan dengan bantuan GRN bahawa barang-barang telah dikirim sejak akhir kerana GRN adalah dokumen undang-undang rasmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
Nota Barang Yang Diterima vs Nota Penghantaran Barang
Berikut adalah perbezaan antara Nota Penerimaan Barang dan Nota Penghantaran Barang:
- Pengiriman Barang (GDN) dibangkitkan oleh jabatan pengiriman pembekal sementara Nota Barang Yang Diterima disiapkan oleh jabatan penerima pembeli.
- Tanpa GDN dinaikkan, jabatan akaun pembekal tidak dapat menaikkan faktur sementara, tanpa GRN, jabatan pembeli tidak dapat membuat pembayaran atau memasukkan buku.
Kebaikan
Berikut adalah kelebihan barang yang diterima sebagai nota:
- Ia berfungsi sebagai bukti untuk juruaudit dan oleh itu termasuk dalam prosedur jejak audit.
- GRN menunjukkan kuantiti sebenar yang diterima dan oleh itu kehilangan pembayaran yang lebih tinggi kepada pembekal dapat dikesan.
- Ini adalah bukti penghantaran. Ia adalah dokumen yang boleh dilaksanakan secara sah dan boleh diserahkan di mahkamah.
- Kakitangan dalam pasukan logistik menjadi bertanggungjawab sekiranya berlaku kesilapan atau penipuan kerana kuantiti harus selalu sesuai dengan kuantiti GRN. Rasa tanggungjawab dan kewaspadaan terbentuk dalam kalangan pasukan.
- Bahagian kewangan firma yang lebih besar dapat menggunakan dokumen ini untuk tujuan perbandingan berapa jumlah barang yang dipesan dan berapa sebenarnya yang telah diterima dan dimasukkan ke dalam buku.
Kesimpulannya
GRN adalah singkatan yang digunakan untuk barang yang diterima. Seperti namanya, nota barang yang diterima adalah catatan pengesahan penerimaan barang oleh pelanggan atau pembeli dari penjual yang diisi oleh pembeli pada saat barang itu benar-benar diterima. Ini adalah dokumen undang-undang rasmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
